Gæðakerfi: Lykillinn að skilvirkum rekstri, minni sóun og ánægðari viðskiptavinir

Mynd: úr safni

Gott gæðakerfi byggir á fyrirbyggjandi aðgerðum og með skýrum ferlum og stöðluðu vinnufyrirkomulagi verður reksturinn bæði gagnsærri og skilvirkari. Mistök verða færri, óvissa hverfur og tíminn sem fer í ákvarðanatöku styttist.

Fyrsta skrefið í innleiðingu gæðakerfa er að taka ákvörðun um hvaða markmiðum á að ná, hvort þau felist í því að draga úr sóun, auka skilvirkni, bæta öryggi, stuðla að stöðugleika eða auka ánægju.  Með góðu gæðakerfi og faglegri innleiðingu er hægt að ná þessum markmiðum. Til dæmis getur það verið gríðarlega mikilvægt að tryggja stöðugleika, svo að viðskiptavinir fái alltaf sömu vöru og þjónustu, án undantekninga.

Þegar markmiðin eru skýr, verður auðveldara að aðlaga kerfi sem  þjónar rekstrinum og tryggir langtímaárangur Gæðakerfi byggja oft á einföldum tékklistum.

Tékklistar endurspegla sjálft gæðakerfið þegar áhættan hefur verið greind og eftirlitsstaðir metnir. Þeir eru öflugt tæki til að tryggja að allt sé gert rétt í hverju verkefni og ekkert gleymist.   Til dæmis má líta á þrifafyrirtæki með útvistuð verkefni sem notar rafræna tékklista fyrir hvert verkefni. Með því að fylgja einföldum og vel skilgreindum skrefum tryggja starfsmenn að hver hluti verkefnisins sé framkvæmdur á réttan hátt. Þetta er sambærilegt við það sem flugmenn gera þegar þeir fara yfir sinn tékklista áður en þeir fara í loftið. Myndi einhver sætta sig við að slíkur tékklisti væri ekki yfirfarinn fyrir sitt flug?  Auðvitað ekki. Sama á við um öll störf þar sem gæði og öryggi skipta máli.  Tékklistarnir eru grundvöllur skipulags og áreiðanleika.

Skilvirkt gæðakerfi skilar fjölmörgum ávinningum. Það tryggir ekki aðeins ánægðari viðskiptavini heldur stuðlar einnig að því að endurtekin mistök heyri sögunni til. Með innleiðingu rafræns gæðakerfis verður eftirlit bæði einfaldara og skilvirkara.   Í stórum fyrirtækjum geta yfirmenn jafnvel fylgst með framkvæmd verkefna úr fjarlægð, hvort sem þau eiga sér stað á höfuðstöðvum eða úti á vettvangi. Þetta tryggir aukið gagnsæi og meiri yfirsýn, sem aftur eykur traust og ábyrgð í öllum þáttum starfseminnar.

Í matvælavinnslu eru gæðakerfi algjör forsenda fyrir því að halda starfsleyfi og tryggja rekstrarhæfi. Heilbrigðiseftirlitið hefur það hlutverk að vakta faglegt matvælaöryggi og heimsækir öll fyrirtæki að lágmarki einu sinni á ári. Þar fer það yfir starfsemi síðasta árs, metur hvað betur mætti fara og veitir stjórnendum ráðleggingar.

Árleg eftirlit eru þó aðeins toppurinn á ísjakanum. Á heilu ári getur margt farið úrskeiðis ef einn hlekkur í keðjunni slitnar. Sérstaklega þar sem ekki eru til staðar faglærðir starfsmenn, er lykilatriði að öll forvinna hafi verið unnin vandlega. Þetta felur í sér að framkvæma ítarlega hættugreiningu, fylgja því eftir með vel útfærðum tékklistum og vinnulýsingum og kynna hættugreininguna vel fyrir öllum starfsmönnum. Með því tryggjum við að ekkert gleymist og að allir séu meðvitaðir um ábyrgð sína.

Í útvistuðum eldhúsum byggir áreiðanleiki alfarið á skilvirku gæðakerfi sem einblínir á matvælaöryggi. Slíkt kerfi er nauðsynlegt til að koma í veg fyrir að viðskiptavinir verði fyrir skaða og til að halda trausti viðskiptavina til langs tíma.

Nýtt ár býður upp á frábært tækifæri til að skoða ferlana í rekstrinum, meta stöðuna og gera endurskipulagningu þar sem þess er þörf. Með góðum gæðakerfum geta fyrirtæki sett sér skýr og raunhæf markmið, lágmarkað sóun og aukið skilvirkni í rekstrinum.

Þetta er einnig kjörinn tími til að íhuga hvort rafrænt gæðakerfi gæti einfaldað ferla enn frekar. Slík kerfi veita betri yfirsýn, auka gagnsæi og gera stjórnendum kleift að fylgjast með framkvæmd verkefna í rauntíma. Að auki auðvelda þau innleiðingu nýrra markmiða og ferla, sem skilar sér í stöðugum umbótum og meiri samkeppnishæfni.

Að innleiða gott gæðakerfi er fjárfesting í framtíð fyrirtækisins. Slík kerfi spara tíma, dregur úr kostnaði og veitir stjórnendum betri yfirsýn yfir reksturinn. Í stað þess að líta á gæðakerfi sem „aukaverkefni“ ætti að skilgreina þau sem eina af grunnstoðum rekstrarins.

Gæðakerfi stuðla ekki aðeins að betri ferlum og aukinni skilvirkni heldur hafa þau einnig jákvæð áhrif á starfsánægju. Með skýrleika og einfaldleika í ferlum geta starfsmenn unnið af meiri öryggi og ánægju, sem leiðir til bættrar frammistöðu. Að sama skapi treysta viðskiptavinir frekar á fyrirtæki sem leggur áherslu á gæði og öryggi, sem styrkir viðskiptatryggð til langs tíma.

Gott gæðakerfi er í raun rekstarkerfi sem einfaldar alla starfsemi fyrirtækisins og tryggir betri nýtingu þeirra auðlinda sem það byggir á. Slíkt kerfi hefur sannað gildi sitt með því að bæta bæði starfsánægju og viðskiptatryggð, þar sem það styður við öryggi, stöðugleika og traust í rekstrinum.

Undirrituð hefur áratuga reynslu af innleiðingu gæðakerfa í fjölbreyttum atvinnugreinum. Hún vinnur nú að innleiðingu rafræns gæðakerfis og sérhæfir sig í því að hanna gæðakerfi sem eru einföld, aðgengileg og skilvirk, óháð stærð eða umfangi fyrirtækisins.

Steingerður Þorgilsdóttir.
Viðskiptafræðingur