Vendoro einfaldar pantanir og samskipti í veitingageiranum: Árni Þór Árnason matreiðslumaður segir frá þróun appsins

Ný lausn hefur litið dagsins ljós með ferska nálgun á innkaupa- og rekstrarferla í veitingageiranum. Vendoro, sem hefur þróast ört síðustu mánuði, er hugsað til að einfalda pantanir, skapa gagnsæi í samskiptum vakta og minnka tíma sem fer í daglegt utanumhald. Á bak við lausnina standa þrír félagar sem þekkja geirann frá grunni. Matreiðslumaðurinn Árni Þór Árnason og tveir tölvunarfræðingar, þeir Ottó Ernir Kristinsson og Logi Páll Sævarsson.

Árni Þór Árnason

Árni segir í viðtali við Veitingageirinn.is að hugmyndin hafi kviknað á einum hádegishittingi. Þeir hafi ákveðið að láta slag standa án þess að vita til fulls hvað framtíðin bæri í skauti sér. Hugmyndirnar hafi síðan fjölgað hratt. Vendoro er í grunninn hannað til að einfalda pantanir, en virknin nær einnig til samskipta milli vakta, upplýsingastreymis til starfsmanna og ýmissa annarra verkferla sem flækjast gjarnan í daglegum rekstri.

Árni segir að fræið hafi verið sáð árið 2017 þegar hann tók við sínu fyrsta yfirkokksstarfi og sá jafnframt um innkaup. Hann notaði þá tölvupóst sem sitt helsta pöntunarverkfæri og hafði þar bæði yfirsýn og skrá yfir öll samskipti við birgja. Með tilkomu fjölmargra vefverslana birgja hafi hins vegar orðið erfiðara að halda utan um heildarmyndina. Á einum degi hafi hann til að mynda þurft að panta frá átta birgjum sem þýddi átta mismunandi vefverslanir og átta pósthólf til að yfirfara þegar vaktstjórar spurðu hvort vara væri á leiðinni.

Þegar hann sá að pantanir voru farnar að taka of langan tíma í hverri viku ákvað hann að leita að forritara. Hann birti einfaldan status á Facebook og spurði hvort einhver kynni að gera app. Ottó, sem Árni vann með á Rub23 fyrir tíu árum, svaraði strax. Logi Páll, einnig með reynslu frá Rub, bættist við teymið. Á einu ári frá því að statusinn fór í loftið var Vendoro komið á markað.

Upphafssíðan, notandi býr til sína eigin flokka

Vendoro er hugsað sem einfalt verkfæri fyrir þá sem vinna á gólfinu. Árni segir að lausnin sé mótuð út frá sjónarhorni yfirmatreiðslumannsins og innkaupateymis. Hún eigi ekki að leysa af hólmi vefverslanir birgja heldur vinna með þeim og styðja við einfaldari pantanir á annasömum vöktum.

Hann útskýrir að áður hafi ferlið við pantanir verið tímafrekt. Kveikt á tölvu, prentaður excel-listi, gengið um húsið og merkt við vörur, farið aftur á skrifstofu, opnaðar átta vefverslanir og allt ferlið klárað frá grunni. Í dag taki sams konar vinna um tíu mínútur. Notandi opni Vendoro í símanum, merki við þær vörur sem vantar og sendi inn pöntun sem dreifist sjálfkrafa til rétts birgja.

Teymið hefur þegar fundið fyrir miklum áhuga frá birgjum. Árni segir að gott samstarf skipti lykilmáli. Birgjar sjái hvernig appið sparar viðskiptavinum tíma og geti jafnframt notað Vendoro til að gera vörur sýnilegri, kynna nýjungar og draga úr matarsóun, til dæmis með því að auglýsa vörur sem eru að renna út.

Yfirferð pöntunar. Hægt er að skilja eftir skilaboð til birgja

Á næstu vikum verður bætt við uppskriftafídus og mise en place sem gerir veitingastöðum kleift að hafa verklýsingar og undirbúningslista aðgengilega í spjaldtölvum. Með þessu sé hægt að draga úr pappírsnotkun og styrkja sjálfbærni í eldhúsinu.

Varðandi gagnaöryggi segir Árni að öll gögn séu varin með aðgangsstýringu og einungis sýnileg þeim sem hafa skýrt skilgreind réttindi. Þeir skoði nú einnig tveggja þátta auðkenningu. Hann bætir við að hann sjálfur, sem starfar á veitingastað, hafi ekki aðgang að viðkvæmum upplýsingum annarra notenda til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra. Tölvunarfræðingarnir sjái alfarið um þá vinnslu.

Pöntun send til birgja

Vendoro virkar á tölvu, síma og spjaldtölvur. Notendur fara beint inn í pöntunarskrefið þegar þeir opna lausnina og allt viðmót er hannað til að vera eins skýrt og einfalt og unnt er. Appið er nú web-based í gegnum vendoro.is en smáforrit er þegar komið á teikniborðið.

Árni segir að teymið vinni eftir fjórum þróunarstigum. Fyrsta stigið, einfaldar pantanir í gegnum email, er nú þegar í loftinu. Næsta skref er að tengja vörulista birgja og auðvelda leit að vörum. Þriðja stigið er tenging við vefverslanir svo pantanir fari sjálfkrafa inn í kerfi birgja. Fjórða stigið er fullbúið app með dýpri virkni.

Chatlog sýnir pöntunarsögu við hvern birgja í einu yfirliti

Vendoro er fyrst og fremst hugsað fyrir íslenskan markað til að byrja með. Teymið vill tryggja að allt standi 110 prósent áður en lengra er haldið. Hvað framtíðin ber síðan í skauti sér er óskrifað blað.

Árni segir að notendur geti átt von á fleiri nýjungum á næstunni. Hann tekur fram að teymið horfi sérstaklega til sjálfbærni og að þrjú ný verkfæri séu á leiðinni inn í Vendoro sem styðji við sjálfbærnistefnu lausnarinnar. Demo-útgáfur séu þegar tilbúnar og fyrstu innleiðingar hafnar.

Eins og fram hefur komið hér að ofan er fyrsta nýjungin rafræn mise en place sem bætir bæði gagnsæi og yfirsýn í daglegum störfum.  Vaktstjórar geta merkt við hvað hefur verið unnið og hvað er ólokið og yfirkokkur sér stöðuna í rauntíma án þess að þurfa að treysta á munnlegt upplýsingastreymi milli vakta.

Næst er það ný rafræn uppskriftabók sem heldur aðeins utan um þær uppskriftir sem eru í notkun hverju sinni. Árni segir að þetta muni draga úr endalausum útprentunum og tryggja að allir starfsmenn vinni með sömu og rétt uppfærðu útgáfu.

Þriðja verkfærið er rafrænt Gámes, sem Árni segir að flestir veitingamenn kannist við og hafi lengi viljað betri lausn fyrir. Með Vendoro verður hægt að sjá vikuplön aftur í tímann og fylgjast með hvort verklagi sé fylgt. Gagnsæið verður því meira og auðveldara verður að halda utan um reglur, verklýsingar og eftirfylgni.

Teymið vonast til að geta sett þessa þrjá fídusa inn síðar í mánuðinum. Þeir leggja þó áherslu á vandaða prufukeyrslu áður en allt fer formlega í loftið.

Að lokum segir Árni að Vendoro leiti að nokkrum samstarfsaðilum, bæði smærri og stærri fyrirtækjum, til að taka þátt í þróunarvinnunni. Þessum aðilum verði boðið að nota Vendoro endurgjaldslaust í þrjá mánuði meðan kerfið er þróað áfram. Áhugasamir geti haft samband á [email protected].

Heimasíða Vendoro.